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Haushalt und Finanzen

Benutzereinrichtung in den Haushaltssystemen der FUB, Wirtschafterbefugnis

Wenn Sie neue Kolleg*innen in ihrem Arbeitsbereich begrüßen oder Aufgabenzuschnitte sich verändern, können wir für Sie bei Bedarf Berechtigungen zur Nutzung des Bestellsystems UniKat und zu den weiteren Haushaltssystemen (elSA) der FUB einrichten lassen. Bitte melden Sie sich dazu formlos per E-Mail bei

  • Carmen Post für das Institut für Chemie und Biochemie,
  • Daniela Jäger für das Institut für Biologie und das Institut für Pharmazie.

Sollten Sie eine Wirtschafterbefugnis benötigen, können Sie dies selbstständig im elSA-Portal beantragen. Gern beraten wir Sie auch vorab, ob dies notwendig ist. Umfassende weitere Informationen finden Sie auf den Seiten der Abteilung II.

Budgetierung

Haben Sie Fragen zum Budget ihres Bereichs? Wünschen Sie eine Verlagerung von Budgets, z.B. zwischen verschiedenen Kostenstellen oder die Umwandlung von Sach- in Personalmittel? Bitte wenden Sie sich formlos per E-Mail an

  • Carmen Post für das Institut für Chemie und Biochemie,
  • Daniela Jäger für das Institut für Biologie und das Institut für Pharmazie.

Exkursionen: Vorrausszahlung und Abrechnung

Wenn Sie die Durchführung einer Exkursion planen, wenden Sie sich gern mit ihren Fragen an Daniela Jäger. Bitte beachten Sie dabei zunächst die Richtlinie der FUB zur Durchführung von Exkursionen.

Für die Beantragung von Zuschüssen im Vorfeld der Exkursion und zur Endabrechnung verwenden Sie bitte das Formular Exkursion.

Abgeltung von Gasttätigkeiten

Planen Sie Gäste in ihrer Arbeitsgruppe zu empfangen, z.B. für Vorträge, Symposien oder auch Forschungsaufenthalte bis zu einem Monat? Über das Formular Gasttätigkeit (englische Version) können Sie die dem Gast entstandenen Kosten unkompliziert abrechnen. Bitte senden Sie dafür das ausgefüllte Formular zusammen mit den entsprechenden Belegen per E-Mail an

  • Carmen Post für das Institut für Chemie und Biochemie,
  • Daniela Jäger für das Institut für Biologie und das Institut für Pharmazie.

Berufungsmittel

Wir führen für Sie Buch über die noch nicht auf ihren Kostenstellen budgetierten Sachmitteln, die Ihnen in ihren Berufungsverhandlungen zugesagt wurden. Wünschen Sie eine Übersicht über Ihre noch zur Verfügung stehenden Sachmittel, oder wollen Sie diese abrufen und auf ihrer Kostenstelle budgetiert haben? Melden Sie sich bitte formlos per E-Mail bei

  • Carmen Post für das Institut für Chemie und Biochemie,
  • Daniela Jäger für das Institut für Biologie und das Institut für Pharmazie.

Vergabeverfahren

Planen Sie eine Beschaffung außerhalb des UniKat Katalogs zu tätigen? Je nach erwartetem Auftragswert gilt es dann weitere vergaberechtliche Regelungen einzuhalten. Eine Übersicht finden Sie auf den Wiki-Seiten des Zentralen Einkaufs, bitte beachten Sie insbesondere die tabellarische Übersicht zu den Vergabearten. Sie finden dort ebenso die verschiedenen Eigenerklärungen und Besonderen Vertragsbedingungen.

Bitte melden Sie sich bei geplanten Beschaffungen mit einem Auftragswert von über 10.000 EUR zur Beratung bei beschaffung@bcp.fu-berlin.de.

Für Verhandlungsvergaben bis 10.000 EUR verwenden Sie bitte das BCP Formular Verhandlungsvergabe.

Sitzungsgelder

Als Studierende*r haben Sie für die Teilnahme an bestimmten Gremiensitzungen Anspruch auf ein Sitzungsgeld nach der Hochschulsitzungsgeldverordnung.

Bitte senden Sie das BCP Formular Sitzungsgeld zusammen mit den Protokollen der Sitzungen, aus denen Ihre Anwesenheit hervorgeht, an Frau Carmen Post.

Dos and Don’ts im Haushalt

  • Bitte beachten Sie bei Annahme von Verträgen, Angeboten oder dem Tätigen von Bestellungen die Höhe Ihrer Wirtschafterbefugnis. Profs haben in der Regel eine Wirtschafterbefugnis i.H.v. 5.000 EUR (WiMi 2.500 EUR, TAs 1.000 EUR, Sekis 500 EUR). Bei Bestellungen oder Vertragsabschlüssen, die den Wert Ihrer Wirtschafterbefugnis übersteigen, kontaktieren Sie bitte vorab die FB-Verwaltung (beschaffung@bcp.fu-berlin.de).

  • Bitte denken Sie daran, dass eine Auftragserteilung für Leistungen über 150 EUR vor einer möglichen Rechnungslegung in Textform erfolgen muss (§ 55 Landeshaushaltsordnung). In der Regel ist diese Auftragserteilung der durch UniKAT generierte Bestellschein. Sollte in Ausnahmefällen vor Eingang der Rechnung keine Bestellung angelegt worden sein, weisen Sie bitte die Auftragserteilung separat nach (z.B. mittels E-Mail zur Auftragserteilung, Annahmevermerk auf einem Angebot). 

  • Für Beschaffungen über 1.000 EUR ist i.d.R. ein Vergabevermerk zu fertigen und Eigenerklärungen vom Dienstleister/Lieferanten sind einzuholen. Weitere Informationen und Textvorlagen finden Sie im Wiki des zentralen Einkaufs.

  • Beschaffungen über 10.000 EUR außerhalb des Katalogs sind in der Regel ausschreibungspflichtig. Bitte kontaktieren Sie vorab zur Beratung ihre Fachbereichsverwaltung (beschaffung@bcp.fu-berlin.de). Dies betrifft auch die Beauftragung von Hotels oder Veranstaltungsorten, z.B. für Tagungen oder Retreats.

  • Beschaffungen über 25.000 EUR werden durch den Zentralen Einkauf durchgeführt. Hinweise finden Sie im Wiki des zentralen Einkaufs. Ihre Fachbereichsverwaltung unterstützt Sie gern vorab bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen und berät Sie (beschaffung@bcp.fu-berlin.de).

  • Beschaffungen von wissenschaftlichen Geräten mit einem Anschaffungswert von > 200.000 EUR sind nur über einen Großgeräte-Antrag bei der DFG möglich.

  • Bitte bestellen Sie nicht bei Amazon oder anderen Online-Plattformen. Nutzen Sie bitte primär den Katalog UniKAT und die darin enthaltenen Rahmenvertragspartner (siehe https://wikis.fu-berlin.de/x/PYZtVg) oder die über UniKAT verlinkten verfügbaren Onlineshops (Unite, sonepar, Converge, MUP, Horn, Schlegel, Conrad, siehe auch https://wikis.fu-berlin.de/x/A5BdSg)

  • Bestellungen auf Vorkasse sind i.d.R. nicht möglich. Suchen Sie bitte ggf. alternative Lieferanten oder lassen Sie sich von ihrer Fachbereichsverwaltung beraten (beschaffung@bcp.fu-berlin.de)

  • Bitte bestellen Sie Software nur über den UniKAT Katalog. Ist ihre gewünschte Software nicht enthalten, besprechen Sie den Beschaffungswunsch bitte mit software@fu-berlin.de. Ggf. ist dann auch eine Datenschutz-Freigabe oder eine IT-Verfahrensbeschreibung notwendig.

  • Bitte beachten Sie bei Beschaffungen von Computern, die nicht um UniKAT enthalten sind (Sonderbedarfe) unbedingt die Verfahrenshinweise des zentralen Einkaufs.

  • Bitte beachten Sie bei der Vorbereitung von Honorar- und Werkverträgen die Positiv- und Negativliste sowie die allgemeinen Hinweise der Haushaltsabteilung.

  • Auszahlungsaufträge sind grundsätzlich zu vermeiden und nur in Einzelfällen bis maximal 150 EUR möglich. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an Ihre Fachbereichsverwaltung (beschaffung@bcp.fu-berlin.de)