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Umgang mit E-Mails - Netiquette

 

1. Nutzen Sie für dienstliche Angelegenheiten bitte ausschließlich Ihre Zedat-Email-Adresse.

"Für dienstliche Belange muss die dienstliche E-Mail-Adresse der Freien Universität Berlin zur elektronischen Kommunikation genutzt werden, sowohl als Empfangs- als auch als Absender-Adresse. Die automatische Weiterleitung der auf der dienstlichen E-Mail-Adresse eingehenden E-Mails auf Mail-Systeme, die nicht von der Freien Universität Berlin betrieben werden, ist nicht zulässig."
(siehe IT-Sicherheitsrichtlinie vom 04.04.2019 - Teil III, 8.7, M60)

 

2. Teilen Sie uns bitte mit, wer Sie sind. (Signaturtext)

E-Mails im Geschäftsverkehr sollten Informationen über die absendende Person enthalten.
Sie sollten also min. folgende Informationen beinhalten:
- vollständiger Name
- dienstliche Anschrift
- ggf. Zugehörigkeit zu einer Arbeitsgruppe
- telefonische Erreichbarkeit (Telefonnummer)
- dienstliche(!) Email-Adresse

In gebräuchlichen Mail-Clients wie Outlook, Thunderbird oder Apple Mail gibt es dafür die Funktion "Signatur" bzw. "Signaturtext". Damit können die Absender-Informationen automatisch an jede neue oder weitergeleitete Mail angehängt werden.
 

3. Schildern Sie uns das Problem/Anliegen:

Wenn Sie sich mit einem Problem oder Anliegen an uns wenden, bedenken Sie bitte, daß die Kolleginnen und Kollegen im Support, die Gegebenheiten bei Ihnen vor Ort nicht kennen. Neben der eigentlichen Schilderung des Problems/Anliegens, sind Zusatzinformationen sehr wichtig:
z.B.
- Hersteller und Modellbezeichnung des Gerätes und/oder Typ
- Betriebssystem
- ggf. betreutes/unbetreutes System
- Netzwerkname
- Bezeichnung der Netzwerkdose an die das Gerät angeschlossen ist.
- seit wann tritt das Problem auf bzw. wann hat es zuletzt funktioniert?
- tritt ein Problem auch bei anderen Nutzern auf.
Bei Anfragen, die Ihren Account betreffen, denken Sie bitte daran, uns Ihren Zedat-Benutzernamen mitzuteilen.