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Beschäftigte*r im Sekretariat (m/w/d) gesucht!

  • 2 Stellen Beschäftigte*r im Sekretariat (m/w/d)
  • Vollzeitbeschäftigung (Teilzeitbeschäftigung möglich)
  • unbefristet Entgeltgruppe 8 TV-L FU
  • Kennung: 2120000 / 09 / 22

News vom 20.05.2022

Bewerbungsende: 30.05.2022

Aufgabengebiet:
Organisation und Führen eines Sekretariats von Hochschullehrern; Erledigung von Schriftverkehr (teils In englischer Sprache); Beratung von Publikum, Mitarbeitern, Studierenden (teils in Englisch); Postbearbeitung; Gästebetreuung; administrative Unterstützung internationaler Gastwissenschaftler/-innen; Bestellwesen; Pflege des Webauftritts von Arbeitsgruppen; Erstellen von Tabellen u. Statistiken;

Vorbereitung u. Organisation von Dienstreisen: Buchungen von Reise und Unterkunft, Abrechnungen;
Veranstaltungs- u. Kongressvorbereitung: Unterstützung in der Organisation, wie Raumbuchungen, Einladungen. Angebotseinholung, Finanzkalkulation;

Unterstützung in Lehrangelegenheiten: Betreuung der Lehrplanung, Terminkoordination, Pflege der Daten in Datenbanken;

Finanz- u. Personalkostencontrolling: Bewirtschaftung von Drittmitteln nationaler und internationaler Zuwender und der zugewiesenen Haushaltsmittel, Bestell- u. Abrechnungswesen, Kontoverwaltung und -führung, Veranlassung von Mittelabrufen, Jahresabschlussrechnung;

Vorbereitung von Projekt- u. Rechenschaftsberichten.
Personalbearbeitung: Vorbereitung von Anträgen für Ausschreibungen, Einstellungen, Arbeitszeitänderungen etc., Organisation u. administrative Betreuung von Bewerbungs- u. Einstellungsverfahren;

Einstellungsvoraussetzungen:
Abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen Verwaltungsberuf oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten bzw. gründliche und vielseitige Fachkenntnisse

Erwünscht:
Erfahrung im Führen und Organisieren eines Sekretariats; Kenntnisse im Haushalts-, Bestell- und Rechnungswesen sowie zu beachtender Vorschriften (LHO, UVgO); Kenntnisse von administrativen Vorgängen im Hochschulbereich, sicherer Umgang mit gängigen Betriebssystemen, MS Office-Professional und Adobe Acrobat Professional; Erfahrung im Umgang mit CMS sowie SAP-basierter Finanzverwaltungssoftware (insb. Unikat/oRA); sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift; Kommunikationsfähigkeit und Organisationsgeschick; Freude an der Tätigkeit in einem internationalen Arbeitsumfeld.

Weitere Informationen

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Frau Dr. Martina Sick: fb-bcp@fu-berlin.de oder per Post an die

Freie Universität Berlin

Fachbereich Biologie, Chemie, Pharmazie

Institut für Biologie

Fachbereichsverwaltung

Frau Dr. Martina Sick

Arnimallee 22

14195 Berlin (Dahlem)

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Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann

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